Informatieverzorging

Welke systemen worden er gebruikt voor de informatieverzorging?

Exact Online

Voor de boekhouding zullen wij gebruikmaken van het Nederlandse softwareprogramma Exact Online. Exact is al 30 jaar actief met het ontwerpen van boekhoudprogramma’s.  Uit onderzoek blijkt dat Exact Online zeer prettig werkt. Invoerschermen zijn ingericht op basis van de behoefte van de gebruiker en werken daarom zeer efficiënt. Wanneer er tegen een probleem wordt aangelopen kan er eenvoudig hulp worden ingeschakeld.

Wij hebben uitgezocht dat het pakket ‘Exact Online Project & Contract Management’ het meest conform met onze organisatie is. Aangezien wij een dienstverlenende onderneming zijn, met behoefte om uren-en kostenregistratie, projecten en contracten te beheren. Daarnaast is er ook nog behoefte aan beheer van voorraad, werkorders en in- en verkoop.

Uren & facturen

Met het “uren & facturen” systeem kunnen wij een urenregistratie eenvoudig bij houden en koppelen aan onze boekhouding. Dit systeem beschikt over de volgende functies.

• Overal online uren schrijven: Eenvoudig bij te werken en in te boeken op je telefoon.
• Eenvoudig facturen aanmaken en versturen naar de klant.
• Inclusief crm systeem
• Voeg meerdere gebruikers en administraties toe binnen een systeem
• Eenvoudig online samenwerken met je accountant
• Koppel je bestaande bedrijfssoftware aan dit systeem

 

Projectmanagement

Een goed projectmanagement systeem zorgt ervoor dat iedereen een beter inzicht krijgt in lopende projecten. Binnen het projectmanagement systeem van exact kunnen urenregistratie, facturatie, boekhouding en relatiebeheer geïntegreerd worden. In het kort zijn de voordelen als volgt:

• Verkoopplan, uitvoeren van projecten en factureer binnen een pakket
• Bescherm marges met scherpe offertes
• Schrijf kosten en uren direct uit
• Enorme inzicht in de capaciteit van een lopend of toekomstig project

 

Visionplanner

Voor de tussentijdse rapportage en het jaarrekeningproces zullen wij gebruikmaken van de cloudapplicatie Visionplanner. Visionplanner haalt zelf de benodigde gegevens uit het gekoppelde boekhoudprogramma wat bij ons Exact Online zal zijn. Omdat de boekhouding zoveel relevante informatie bevat, gebruikt Visionplanner daar zoveel mogelijk van.

Dankzij de liquiditeitsprognose van Visionplanner weten wij precies wanneer onze organisatie in staat is een grote investering te doen. Of wanneer er extra financiering nodig is. Ook de geplande investeringen en financieringen tellen mee. We hebben immers te maken met afschrijvingen, aflossingen, btw, restwaarde, rentebetalingen.

Verder maakt Visionplanner het gemakkelijk om kritische prestatie indicatoren (KPI’s) toe te voegen. Visionplanner heeft zelf al een aantal voorgedefinieerde KPI’s opgesteld. Daarnaast kunnen er zelf ook specifieke KPI’s worden toegevoegd. Wij als organisatie kunnen dan zelf alerts toevoegen bij een KPI. Wanneer de waarden acceptabel of beneden de maat zijn zal Visionplanner snel laten zien wanneer de KPI in de gevarenzone komt.